1. Cyfrowe zarządzanie zleceniami napraw

Zapotrzebowanie: Papierowe zlecenia napraw łatwo zgubić, a pismo bywa nieczytelne. Mechanicy tracą czas na szukanie dokumentacji i chodzenie do biura po informacje. Historia napraw pojazdu jest niekompletna lub nie istnieje, co utrudnia diagnozę przy kolejnych wizytach. 

Rozwiązanie/Wdrożenie: Tworzymy prosty, ale skuteczny system do zarządzania zleceniami. Każde zlecenie jest wprowadzane do centralnego arkusza kalkulacyjnego w chmurze, który pełni rolę tablicy zleceń. Mechanicy na hali warsztatowej mają dostęp do tej tablicy przez wytrzymałe tablety (zarządzane przez system MDM). Za pomocą aplikacji mogą przeglądać przypisane im zadania, zmieniać ich status (np. “w trakcie”, “czeka na części”, “do odbioru”) i dodawać zdjęcia dokumentujące usterkę lub naprawę. 

Korzyść: Pełna transparentność i porządek w zleceniach. Każdy w zespole wie, na jakim etapie jest dana naprawa. Cyfrowy obieg informacji eliminuje błędy i nieporozumienia. Dostęp do historii napraw i zdjęć bezpośrednio przy stanowisku pracy znacząco przyspiesza diagnozę i podnosi jakość usług.

2. Automatyzacja komunikacji z klientem i zamawiania części

Zapotrzebowanie: Klienci dzwonią i dopytują o status naprawy, co odrywa od pracy doradców serwisowych i mechaników. Proces akceptacji dodatkowych kosztów przez telefon jest nieudokumentowany. Zamawianie części opiera się na ręcznych notatkach, co prowadzi do pomyłek i przestojów. 

Rozwiązanie/Wdrożenie: Platforma do automatyzacji monitoruje zmiany statusu w arkuszu zleceń. Gdy mechanik zmieni status na “czeka na części”, system automatycznie wysyła powiadomienie do osoby odpowiedzialnej za zamówienia. Gdy status zmieni się na “do odbioru”, do klienta automatycznie wysyłany jest SMS lub e-mail z informacją, że pojazd jest gotowy. Do akceptacji dodatkowych kosztów wykorzystywany jest prosty formularz online, wysyłany linkiem do klienta. 

Korzyść: Proaktywna i udokumentowana komunikacja z klientem. Klienci czują się poinformowani, co buduje zaufanie i redukuje liczbę telefonów do warsztatu. Zautomatyzowany proces zamawiania części minimalizuje ryzyko pomyłek i skraca czas oczekiwania na naprawę.

3. Niezawodna infrastruktura sieciowa i bezpieczeństwo obiektu

Zapotrzebowanie: Hala warsztatowa to trudne środowisko dla sygnału Wi-Fi (metal, zakłócenia). Niestabilna sieć uniemożliwia korzystanie z online’owych katalogów części i oprogramowania diagnostycznego. Pojazdy klientów oraz drogi sprzęt i narzędzia są narażone na kradzież. 

Rozwiązanie/Wdrożenie: Instalujemy profesjonalną i mocną sieć bezprzewodową, opartą na rozwiązaniach sieciowych z ekosystemu Ubiquiti, z punktami dostępowymi zaprojektowanymi do pracy w wymagających warunkach. Cały plac i wnętrze warsztatu są monitorowane przez system kamer (również Ubiquiti), w tym kamery z analityką obrazu przy bramie wjazdowej. Dostęp do magazynu z częściami i biura jest chroniony przez system kontroli dostępu, a cały obiekt zabezpiecza system alarmowy firmy Satel. 

Korzyść: Niezawodna sieć, która jest kręgosłupem cyfrowego warsztatu. Mechanicy mają stały dostęp do potrzebnych im zasobów online. Wielopoziomowy system bezpieczeństwa (monitoring, alarm, kontrola dostępu) chroni mienie firmy i pojazdy klientów, minimalizując ryzyko strat.

4. Zarządzanie wiedzą i dokumentacją techniczną

Zapotrzebowanie: Instrukcje serwisowe, schematy i biuletyny techniczne są przechowywane w formie papierowej lub w chaotyczny sposób na różnych komputerach. Odnalezienie właściwej informacji jest czasochłonne. 

Rozwiązanie/Wdrożenie: Tworzymy centralną, cyfrową bazę wiedzy na dysku chmurowym. Wszystkie manuale, instrukcje i dokumentacje techniczne są skanowane i organizowane w przejrzystą strukturę folderów. Dzięki funkcji OCR w wewnętrznym serwerze do obróbki PDF, treść zeskanowanych dokumentów staje się w pełni przeszukiwalna. 

Korzyść: Błyskawiczny dostęp do potrzebnych informacji. Mechanik może na swoim tablecie szybko wyszukać i wyświetlić schemat elektryczny lub procedurę serwisową dla konkretnego modelu, co znacząco skraca czas naprawy i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.

5. Usprawnienie procesów wewnętrznych i dodatkowe korzyści z technologii

Zapotrzebowanie: Jak jeszcze bardziej usprawnić komunikację i procesy wewnętrzne, które są oparte na arkuszu zleceń? Jak wykorzystać monitoring nie tylko do bezpieczeństwa, ale i do celów biznesowych? Jak kontrolować stan magazynu części i narzędzi? 

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie systemu do zarządzania zasobami IT. Każde narzędzie i urządzenie diagnostyczne jest w nim zarejestrowane, co pozwala na łatwą inwentaryzację i kontrolę. System może również monitorować stany magazynowe popularnych części i wysyłać powiadomienie, gdy ich liczba spadnie poniżej ustalonego minimum.

• Integracja z kalendarzem: System automatycznie tworzy wydarzenie w kalendarzu, gdy zlecenie jest przypisane do mechanika, co pozwala na lepsze planowanie dnia.
• Weryfikacja jakości: Dzięki kamerom AI można archiwizować zdjęcia lub krótkie filmy z każdego etapu naprawy, co zapewnia dodatkową dokumentację dla klienta i pomaga rozwiązywać ewentualne spory. 

Korzyść: Lepsza synchronizacja pracy w zespole, optymalizacja kosztów i minimalizacja przestojów. Zwiększenie zaufania klienta i ochrona warsztatu przed nieuzasadnionymi roszczeniami.

Przykładowy scenariusz

8:00 – Przyjęcie pojazdu: Klient zostawia samochód. Doradca serwisowy na tablecie otwiera nowe zlecenie w aplikacji. Wpisuje dane pojazdu i opis usterki, robi zdjęcia widocznych uszkodzeń i przypisuje zlecenie do mechanika, Pana Karola. 

9:15 – Diagnoza: Pan Karol na swoim tablecie na hali widzi nowe zadanie. Podjeżdża do samochodu i rozpoczyna diagnozę. Korzystając ze stabilnej sieci Wi-Fi, łączy się z oprogramowaniem diagnostycznym. Aby sprawdzić procedurę dla rzadkiego błędu, wchodzi na dysk chmurowy i w cyfrowej bazie wiedzy błyskawicznie wyszukuje odpowiedni biuletyn serwisowy. 

11:00 – Akceptacja kosztów i zamówienie części: Diagnoza wykazuje konieczność wymiany dodatkowego elementu. Pan Karol aktualizuje status zlecenia, dodaje zdjęcie uszkodzonej części i szacowany koszt. System automatyzacji wysyła do klienta SMS z linkiem do formularza akceptacji kosztów. W tym samym czasie osoba w biurze otrzymuje powiadomienie o potrzebie zamówienia części. Klient jednym kliknięciem akceptuje koszty. 

14:30 – Naprawa i komunikacja: Części dotarły na miejsce. Pan Karol przystępuje do naprawy. W międzyczasie do warsztatu wjeżdża inny pojazd – kamera z analityką obrazu odnotowuje jego numer rejestracyjny i czas przyjazdu. 

16:00 – Zakończenie naprawy: Pan Karol kończy pracę, robi zdjęcie po naprawie i zmienia status zlecenia na “do odbioru”. Klient natychmiast otrzymuje automatycznego SMS-a: “Twoje auto jest gotowe do odbioru. Zapraszamy do MOTO-SPRAWNIE.” 

18:00 – Zamknięcie warsztatu: Ostatni pracownik opuszcza warsztat. Używa karty, by zamknąć drzwi do biura, co odnotowuje system kontroli dostępu. Następnie uzbraja alarm firmy Satel. Kamery monitoringu czuwają nad bezpieczeństwem pojazdów klientów przez całą noc.