1. Nowoczesny system rezerwacji i zarządzania kalendarzem
Zapotrzebowanie: Ciągłe odbieranie telefonów w celu umówienia lub przełożenia wizyty dezorganizuje pracę kosmetyczek i przerywa zabiegi. Ręczne prowadzenie papierowego kalendarza jest podatne na błędy, pomyłki i utrudnia wgląd w obłożenie grafiku całego zespołu. Klienci oczekują możliwości rezerwacji online o dowolnej porze.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrażamy w pełni zautomatyzowany system rezerwacji oparty o kalendarz, zintegrowany ze stroną internetową salonu. Klientki mogą samodzielnie przeglądać dostępne terminy u wybranej kosmetyczki i rezerwować wizyty 24/7. Platforma do automatyzacji wysyła automatyczne potwierdzenia rezerwacji oraz przypomnienia SMS lub e-mail dzień przed wizytą.
Korzyść: Oszczędność czasu personelu i eliminacja błędów w grafiku. Znacząco spada liczba nieodbytych wizyt dzięki automatycznym przypomnieniom. Klienci zyskują wygodę i elastyczność, a salon buduje wizerunek profesjonalnego i zorganizowanego miejsca. Personel może w pełni skupić się na obsłudze klientek w salonie.
2. Kopia zapasowa danych i bezpieczeństwo informacji
Zapotrzebowanie: Dane klientów, w tym historia zabiegów i alergie, są kluczowe i muszą być chronione przed utratą. Co się stanie, jeśli laptop ulegnie awarii lub zostanie skradziony? Jak zabezpieczyć wszystkie dane finansowe i operacyjne?
Rozwiązanie/Wdrożenie: Implementacja automatycznego systemu kopii zapasowych, który regularnie tworzy kopie wszystkich kluczowych danych (raporty, bazy klientów, kalendarz) w bezpiecznym miejscu, np. na zewnętrznym dysku lub w chmurze. Zaawansowane narzędzia do zapobiegania utracie danych monitorują i archiwizują komunikację.
Korzyść: Pełne bezpieczeństwo i spokój ducha. Nawet w przypadku całkowitej awarii sprzętu, wszystkie cenne dane są bezpieczne i można je szybko odzyskać, co chroni salon przed przerwami w działaniu i stratami finansowymi.
3. Nowoczesny wystrój i atmosfera w salonie
Zapotrzebowanie: Wnętrze salonu jest statyczne. Brakuje elementów, które mogłyby dynamicznie prezentować efekty zabiegów, nowe produkty w ofercie czy promocje. Goście często pytają o hasło do Wi-Fi, a jego brak lub słaba jakość negatywnie wpływa na ich odczucia.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Instalujemy stabilną sieć bezprzewodową z ekosystemu Ubiquiti, oferującą wydzieloną i bezpieczną sieć dla gości. W poczekalni i na wybranych stanowiskach montujemy ekrany, na których wyświetlane są estetyczne wizualizacje, portfolio prac, cennik i aktualne promocje. W tle odtwarzana jest relaksująca muzyka z internetowych serwisów streamingowych.
Korzyść: Stworzenie luksusowej, nowoczesnej i relaksującej atmosfery, która wyróżnia salon na tle konkurencji. Dynamiczne treści na ekranach przyciągają uwagę i skutecznie informują o ofercie. Dostęp do szybkiego Wi-Fi jest postrzegany jako duży atut, umilając klientkom czas oczekiwania.
4. Bezpieczeństwo i zarządzanie placówką
Zapotrzebowanie: W salonie przechowywane są drogie kosmetyki i specjalistyczny sprzęt, które wymagają ochrony po godzinach pracy. Istnieje potrzeba monitorowania strefy wejściowej i recepcji w ciągu dnia w celu zapewnienia bezpieczeństwa personelowi i klientom.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Montujemy dyskretny system monitoringu wideo (z ekosystemu Ubiquiti), który obejmuje wejście, recepcję i korytarz. Dostęp do zaplecza i magazynu z kosmetykami jest chroniony przez system kontroli dostępu (również Ubiquiti). Po zamknięciu salonu całość zabezpiecza nowoczesny system alarmowy firmy Satel.
Korzyść: Pełne poczucie bezpieczeństwa i kontrola nad mieniem salonu. Monitoring działa prewencyjnie i pomaga w wyjaśnianiu ewentualnych sytuacji spornych. Ograniczenie dostępu do zaplecza chroni cenne produkty i sprzęt przed dostępem osób nieupoważnionych.
5. Ewidencja czasu pracy i detekcja zdarzeń
Zapotrzebowanie: Konieczność precyzyjnej ewidencji czasu pracy personelu oraz weryfikacja nagłych zdarzeń na podstawie faktów, a nie domysłów. Ręczne wpisywanie godzin pracy jest czasochłonne i podatne na błędy.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrażamy system kontroli dostępu, który służy jako rejestrator czasu pracy. Personel, używając swojej karty dostępu, odnotowuje wejście i wyjście z pracy. Rejestracja czasu pracy jest automatycznie powiązana z kamerami AI, które po wykryciu wejścia lub wyjścia pracownika, robią zdjęcie, a w przypadku nietypowych zdarzeń (np. wejście o nietypowej porze) wysyłają powiadomienie do managerki.
Korzyść: Pełna automatyzacja i precyzja w rozliczaniu czasu pracy. Weryfikacja ewidencji czasu pracy w oparciu o materiał wizualny zwiększa transparentność. System dostarcza cenne dane do optymalizacji grafików i zarządzania zespołem.
6. Weryfikacja dostawców i bezpieczeństwo
Zapotrzebowanie: Jak kontrolować i rejestrować wejścia dostawców, kurierów czy techników serwisowych na zaplecze? Niezbędny jest nadzór nad drzwiami wejściowymi i zapleczem, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Zintegrowanie systemu kontroli dostępu z wideodomofonem i kamerą przy wejściu na zaplecze. Dostawca dzwoni, a personel na tablecie widzi go i może zdalnie odblokować drzwi, rejestrując jednocześnie wejście w systemie. Monitoring wizyjny obejmuje również zewnętrzne obszary, co zwiększa ochronę przed włamaniem.
Korzyść: Zwiększone bezpieczeństwo personelu i mienia. Usprawnienie procesu przyjmowania dostaw i serwisu, co pozwala personelowi skupić się na obsłudze klientek.
7. Zarządzanie zasobami i ewidencja
Zapotrzebowanie: Jak kontrolować stany magazynowe kosmetyków, narzędzi i akcesoriów, aby nigdy nie zabrakło kluczowego produktu do zabiegu? Jak prowadzić ewidencję drogiego sprzętu, takiego jak lasery, kombajny kosmetyczne czy urządzenia do mikrodermabrazji, aby pilnować terminów serwisowania i gwarancji?
Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie systemu do zarządzania zasobami IT, w którym ewidencjonowany jest nie tylko sprzęt komputerowy, ale także całe wyposażenie salonu. Każdy produkt ma swój kod, a jego zużycie lub użycie jest odnotowywane w systemie. System może automatycznie wysyłać powiadomienia o zbliżającym się terminie przeglądu lub serwisowania kluczowych urządzeń.
Korzyść: Pełna kontrola nad majątkiem salonu. Zapobieganie sytuacjom, w których brakuje produktu do zabiegu, co przekłada się na zadowolenie klientek i minimalizuje straty. Zwiększenie bezpieczeństwa i niezawodności urządzeń dzięki terminowym przeglądom.
Przykładowy scenariusz
9:55 – Początek Dnia: Pani Anna, kosmetyczka, wchodzi do salonu. Po przyłożeniu swojej karty dostępu do czytnika, system odnotowuje jej wejście i automatycznie rejestruje rozpoczęcie pracy. Kamera AI przy wejściu robi zdjęcie, które jest archiwizowane wraz z informacją o dacie i godzinie.
10:00 – Sprawdzenie grafiku: Pani Anna, już przy swoim stanowisku, sprawdza swój kalendarz na tablecie. Widzi, że ma w pełni zarezerwowany dzień – dwie nowe klientki zapisały się w nocy przez stronę internetową.
11:00 – Pierwsza Klientka: Do salonu wchodzi Pani Ewa. Podczas oczekiwania na swoją wizytę łączy się z siecią Wi-Fi dla gości i przegląda media społecznościowe. Na ekranie Digital Signage widzi promocję na nową linię kremów, o którą później pyta swoją kosmetyczkę.
12:30 – Zarządzanie Relacją: Po zakończonym zabiegu, Pani Anna w arkuszu klienta odnotowuje wykonaną usługę i dodaje notatkę o preferencjach Pani Ewy. System automatycznie dolicza punkty do jej konta w aplikacji lojalnościowej.
14:00 – Nowa rezerwacja i automatyzacja: W trakcie zabiegu u kolejnej klientki, system rezerwacji online przyjmuje nowe zgłoszenie na przyszły tydzień. Platforma do automatyzacji natychmiast wysyła potwierdzenie do nowej klientki i blokuje termin w kalendarzu, nie przeszkadzając w pracy personelu.
16:00 – Dostawa towaru: Do salonu przyjeżdża kurier z dostawą drogich kosmetyków. Managerka salonu, Pani Katarzyna, otwiera drzwi do magazynu za pomocą swojej karty dostępu – system kontroli dostępu odnotowuje, kto i kiedy wszedł do pomieszczenia.
19:00 – Zakończenie pracy: Pani Katarzyna jako ostatnia opuszcza salon. Na manipulatorze przy drzwiach uzbraja system alarmowy firmy Satel. Kamery monitoringu przełączają się w tryb nocny, aby chronić placówkę do rana. Następnego dnia system automatycznych kopii zapasowych utworzy kopie wszystkich danych z całego dnia.