1. Współpraca i bezpieczeństwo dokumentacji

Zapotrzebowanie: Chaos w dokumentach wysyłanych jako załączniki e-mail, ryzyko pracy na nieaktualnej wersji pisma oraz potrzeba bezpiecznej współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym, również podczas pracy zdalnej.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrażamy kompleksowe rozwiązania chmurowe z zakresu Google Workspace. Tworzymy bezpieczną strukturę folderów na dysku chmurowym z precyzyjnie nadanymi uprawnieniami. Całość uzupełniają zaawansowane narzędzia do archiwizacji oraz systemy do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), które wymuszają stosowanie dobrych praktyk bezpieczeństwa na wszystkich urządzeniach firmowych.

Korzyść: Bezpieczna współpraca i porządek w dokumentach. Zespół pracuje na jednym, centralnym pliku, unikając bałaganu. Minimalizuje się ryzyko wycieku danych, a prawnicy mają bezpieczny dostęp do akt z dowolnego miejsca, co zwiększa elastyczność i wydajność pracy.

2. Automatyzacja procesów administracyjnych

Zapotrzebowanie: Pracownicy administracyjni tracą cenny czas na ręczne przepisywanie danych nowych klientów z e-maili do arkuszy i zakładanie folderów. Proces jest powolny, podatny na błędy i sprawia, że pierwsze wrażenie klienta jest dalekie od nowoczesności.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Na stronie internetowej kancelarii, opartej o narzędzia z ekosystemu Google, osadzamy interaktywny formularz. Dane z formularza są przechwytywane przez dedykowaną platformę do automatyzacji procesów. System sam tworzy folder klienta na dysku chmurowym, dodaje wpis do centralnego rejestru w arkuszu kalkulacyjnym i wysyła powitalną wiadomość przez firmową pocztę e-mail (opcjonalne).

Korzyść: Odzyskany czas i profesjonalizm od pierwszego kontaktu. Automatyzacja eliminuje błędy ludzkie, przyspiesza obsługę i pozwala zespołowi skupić się na zadaniach merytorycznych, a nie powtarzalnej pracy administracyjnej.

3. Bezpieczeństwo fizyczne i kontrola dostępu

Zapotrzebowanie: Klucze do biura i archiwum łatwo zgubić, a kontrola nad tym, kto i kiedy wchodzi do kluczowych pomieszczeń, praktycznie nie istnieje. Stwarza to ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych dokumentów papierowych i sprzętu IT.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Instalujemy zintegrowany system bezpieczeństwa fizycznego. Wykorzystujemy technologie z ekosystemu Ubiquiti, gdzie profesjonalny system kontroli dostępu z czytnikami kart zarządza wejściami, a system monitoringu wideo z lokalnym rejestratorem dba o nadzór wizyjny. Całość jest spięta z centralą alarmową polskiego producenta Satel.

Korzyść: Pełna kontrola nad bezpieczeństwem fizycznym. Każde wejście jest rejestrowane, a dostęp do stref wrażliwych (archiwum, serwerownia) jest ograniczony do upoważnionych osób. Zwiększa to bezpieczeństwo mienia i poufnych informacji.

4. Weryfikacja tożsamości

Zapotrzebowanie: Potrzeba dodatkowej warstwy bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do pomieszczeń, nawet jeśli ktoś uzyskał dostęp do karty dostępu.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie systemu kontroli dostępu z zaawansowanymi funkcjami, które wykorzystują weryfikację dwuetapową. Obok tradycyjnej karty dostępu, wejście do wrażliwych stref (np. archiwum, serwerownia) wymaga dodatkowo rozpoznania twarzy przez kamerę lub autoryzacji z poziomu aplikacji mobilnej.

Korzyść: Znaczące podniesienie poziomu bezpieczeństwa fizycznego. Nawet w przypadku kradzieży lub zgubienia karty dostępu, nieupoważniona osoba nie dostanie się do kluczowych pomieszczeń, co minimalizuje ryzyko wycieku poufnych informacji.

5. Praca z dokumentami PDF

Zapotrzebowanie: Prawnicy często muszą anonimizować dane w dokumentach PDF i korzystają w tym celu z niesprawdzonych, darmowych narzędzi online, wysyłając potencjalnie poufne informacje na zewnętrzne serwery. Brakuje też efektywnego sposobu na przeszukiwanie treści zeskanowanych pism urzędowych.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Uruchamiamy wewnętrzny, bezpieczny serwer do zaawansowanej obróbki plików PDF, oparty na rozwiązaniach open-source. Zespół zostaje przeszkolony z jego kluczowych funkcji, takich jak bezpieczna anonimizacja danych, optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), łączenie dokumentów i ich cyfrowe zabezpieczanie.

Korzyść: Bezpieczeństwo i efektywność w pracy z PDF. Dane wrażliwe nigdy nie opuszczają kancelarii. Zeskanowane dokumenty stają się w pełni przeszukiwalne, a przygotowanie i edycja plików PDF jest szybka i niezawodna, co bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy.

6. Dedykowany, bezpieczny serwer plików

Zapotrzebowanie: Potrzeba centralnego, bezpiecznego miejsca do przechowywania dużych plików (np. skanów akt) oraz szybkiej pracy nad nimi w sieci lokalnej, niezależnie od połączenia z internetem.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Instalacja dedykowanego serwera plików (NAS) z redundancją danych (np. RAID) i stałym dostępem do sieci lokalnej. Dzięki temu, kluczowe dokumenty są zawsze dostępne w kancelarii z pełną prędkością i bezpieczeństwem.

Korzyść: Szybki i niezawodny dostęp do plików wewnątrz biura. Niezależność od internetu w przypadku pracy nad kluczowymi dokumentami, a także możliwość tworzenia lokalnych kopii zapasowych, które uzupełniają rozwiązania chmurowe.

7. Zarządzanie sprzętem firmowym

Zapotrzebowanie: Dział IT nie ma pełnego obrazu, kto posiada jaki sprzęt. Proces wydawania i zdawania laptopów opiera się na arkuszach kalkulacyjnych, co prowadzi do pomyłek i utrudnia planowanie zakupów oraz zarządzanie gwarancjami.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrażamy dedykowany system do zarządzania zasobami IT (Asset Management), bazujący na technologii open-source. Każdy laptop, telefon i monitor zostaje oznaczony i wprowadzony do centralnej bazy danych z przypisanym użytkownikiem, datą zakupu i planowaną datą wymiany. Dodatkowo system ten obsługuje etykiety z kodami kreskowymi jak i QR kodami.

Korzyść: Ład i porządek w zasobach IT. Firma ma pełną kontrolę nad swoim majątkiem, co ułatwia inwentaryzację, planowanie budżetu i wsparcie techniczne. Procesy związane z cyklem życia sprzętu stają się przejrzyste i zautomatyzowane.

8. Wdrożenie kopii zapasowych i odtwarzania po awarii (Disaster Recovery)

Zapotrzebowanie: Kancelaria posiada wrażliwe dane klientów i dokumenty, których utrata z powodu awarii sprzętu, ataku hakerskiego, czy błędu ludzkiego mogłaby mieć katastrofalne skutki. Brak jasnego planu odzyskiwania danych w przypadku awarii.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Implementacja automatycznego systemu kopii zapasowych, który regularnie tworzy kopie wszystkich kluczowych danych (dokumenty, e-maile, bazy danych) zarówno lokalnie (na serwerze lub urządzeniu pamięci masowej), jak i w chmurze. Opracowanie i przetestowanie planu odtwarzania po awarii, który zapewnia szybki powrót do pracy po ewentualnym incydencie.

Korzyść: Pełne bezpieczeństwo danych i spokój ducha. Nawet w przypadku całkowitej awarii sprzętu, pożaru czy cyberataku, kancelaria jest w stanie szybko przywrócić wszystkie dokumenty i wznowić działalność, minimalizując straty finansowe i wizerunkowe.

9. Współpraca i bezpieczeństwo z Google Workspace

Zapotrzebowanie: Prawnicy i pracownicy administracyjni toną w chaosie załączników e-mail. Pliki z dopiskami “v2”, “final”, “poprawki_AK” krążą w skrzynkach, powodując ryzyko pracy na nieaktualnej wersji pisma procesowego czy umowy. Brak jest jednego, centralnego źródła, a odnalezienie ostatecznej wersji dokumentu bywa detektywistyczną pracą. Co więcej, wspólna praca nad tekstem wymaga czasochłonnego łączenia fragmentów z różnych plików, a dostęp do akt spoza biura jest utrudniony i często niezabezpieczony.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie i standaryzacja pracy w oparciu o rozwiązania chmurowe z zakresu Google Workspace. Zamiast wysyłać pliki, zespół udostępnia linki do jednego, centralnego dokumentu (np. w Dokumentach Google) przechowywanego na bezpiecznym dysku chmurowym. Każda zmiana jest automatycznie zapisywana, a pełna historia edycji jest dostępna na jedno kliknięcie. Kluczowe funkcje, takie jak praca w trybie sugerowania zmian, komentowanie konkretnych fragmentów tekstu i oznaczanie współpracowników, stają się podstawą codziennej pracy. Dostęp do dokumentów jest precyzyjnie kontrolowany i zabezpieczony logowaniem do konta, w tym weryfikacją dwuetapową.

Korzyść: Koniec z chaosem wersji – zawsze pracujesz na aktualnym pliku. Znika problem z wieloma kopiami tego samego dokumentu, co drastycznie redukuje ryzyko pomyłek. Współpraca staje się płynna i efektywna; kilku prawników może jednocześnie pracować nad tą samą umową, widząc swoje zmiany w czasie rzeczywistym. Pełna historia zmian działa jak cyfrowy ślad, zapewniając transparentność i możliwość powrotu do dowolnej poprzedniej wersji. Dostęp do akt jest możliwy z każdego autoryzowanego urządzenia, co gwarantuje elastyczność i ciągłość pracy, zachowując przy tym najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Przykładowy Scenariusz:

7:50 – Przybycie do biura: Pani Mecenas Anna podchodzi do drzwi kancelarii i przykłada swoją kartę do czytnika systemu kontroli dostępu (z ekosystemu Ubiquiti). Zamek w drzwiach odblokowuje się, a zintegrowany system alarmowy firmy Satel automatycznie rozbraja strefę wejściową, rozpoznając jej uprawnienia.

8:05 – Rozpoczęcie pracy: Anna uruchamia swojego laptopa. Urządzenie jest w pełni zarządzane przez system do zarządzania urządzeniami mobilnymi, co oznacza, że ma zaszyfrowany dysk i wymuszoną politykę silnego hasła. Loguje się do swojego konta w ramach pakietu chmurowego Google. W kliencie poczty czeka na nią automatyczne powiadomienie wygenerowane przez platformę do automatyzacji procesów: nowa sprawa została założona, a wszystkie potrzebne dokumenty i foldery już na nią czekają.

10:30 – Praca nad umową: Anna otwiera w chmurowym edytorze tekstu szkic umowy, nad którym pracuje wspólnie z aplikantem. W czasie rzeczywistym widzą swoje zmiany i dodają komentarze. Pojawia się wątpliwość prawna, więc jednym kliknięciem rozpoczynają wideorozmowę za pomocą zintegrowanego komunikatora wideo, aby szybko ją wyjaśnić.

12:15 – Analiza akt z sądu: Anna otrzymuje e-mailem z sądu zeskanowane akta sprawy. Otwiera w przeglądarce adres wewnętrznego serwera do obróbki PDF, przesyła plik i uruchamia funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Po chwili ma w pełni przeszukiwalny dokument, w którym może bezpiecznie zanonimizować dane świadka przed udostępnieniem go klientowi.

14:00 – Incydent bezpieczeństwa: Pan Adam, administrator IT, otrzymuje alert na pulpicie systemu do monitorowania bezpieczeństwa o podejrzanej aktywności. Jednocześnie w systemie zarządzania zasobami IT sprawdza, do kogo przypisane jest urządzenie, którego dotyczy alert, by szybko podjąć działania.

15:30 – Spotkanie z klientem poza biurem: Anna jedzie na spotkanie. Zabiera ze sobą tylko smartfon, również zarządzany przez system do zarządzania urządzeniami mobilnymi. Będąc u klienta, bezpiecznie loguje się do dysku chmurowego i prezentuje mu najnowszą wersję umowy. 

18:00 – Zakończenie dnia: Ostatni pracownik opuszcza biuro. Po użyciu karty dostępu, system automatycznie uzbraja alarm i wygasza światła. System monitoringu wizyjnego dyskretnie czuwa nad bezpieczeństwem kancelarii przez całą noc.