1. Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO
Zapotrzebowanie: Dane finansowe i osobowe klientów to informacje o najwyższym stopniu poufności. Absolutnym priorytetem jest ochrona przed wyciekiem, utratą i nieautoryzowanym dostępem, a także zapewnienie pełnej zgodności z RODO.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Cała praca odbywa się w ekosystemie Google Workspace, gdzie dane są szyfrowane. Włączona jest usługa archiwizacji i przeszukiwania korespondencji e-mail. Wszystkie laptopy pracowników są zarządzane przez system do zarządzania urządzeniami mobilnymi, który wymusza szyfrowanie dysków i silne hasła. Sieć biurowa jest chroniona przez zaawansowany firewall firmy Ubiquiti.
Korzyść: Stworzenie cyfrowej fortecy dla danych klientów. Zminimalizowane ryzyko prawne i finansowe związane z RODO. Bezpieczny, audytowalny i kontrolowany obieg informacji, co buduje zaufanie klienta do biura.
2. Bezpieczny i wydajny obieg dokumentów
Zapotrzebowanie: Przesyłanie skanów faktur i dokumentów e-mailem jest niebezpieczne i powoduje chaos. Brakuje centralnego, bezpiecznego repozytorium dla każdego klienta oraz narzędzi do bezpiecznej obróbki plików PDF (np. anonimizacji).
Rozwiązanie/Wdrożenie: Dla każdego klienta tworzona jest dedykowana, bezpieczna struktura folderów na dysku chmurowym z precyzyjnie nadanymi uprawnieniami. Klienci wgrywają dokumenty bezpośrednio tam. Do obróbki plików PDF (łączenie, kompresja, redakcja) pracownicy używają wewnętrznego serwera do obróbki PDF, dzięki czemu dokumenty nigdy nie opuszczają bezpiecznej sieci biura.
Korzyść: Koniec z chaosem w załącznikach. Wszystkie dokumenty klienta są w jednym, bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Możliwość bezpiecznej edycji plików PDF bez ryzyka wycieku danych. Usprawniona współpraca z klientem.
3. Automatyzacja komunikacji i procesów
Zapotrzebowanie: Księgowi tracą mnóstwo czasu na cykliczne przypominanie klientom o terminach dostarczenia dokumentów czy opłacenia składek ZUS/podatków. Proces onboardingu nowego klienta jest nieustrukturyzowany. Brakuje też automatyzacji wewnętrznych zadań.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie platformy do automatyzacji. System, na podstawie dat w kalendarzu, automatycznie wysyła do klientów spersonalizowane przypomnienia e-mail. Nowi klienci wypełniają dane przez bezpieczny formularz, co inicjuje automatyczne utworzenie dla nich folderów na dysku. System może również monitorować bazę danych i automatycznie generować raporty, wysyłać powiadomienia do odpowiednich działów po wykonaniu zadania, a także archiwizować dane po upływie terminu ich przechowywania.
Korzyść: Ogromna oszczędność czasu i redukcja ryzyka niedotrzymania terminów. Klienci doceniają proaktywną komunikację. Procesy stają się powtarzalne i ustandaryzowane, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, a pracownicy mogą skupić się na merytorycznych zadaniach.
4. Kontrola dostępu i monitoring
Zapotrzebowanie: Papierowe archiwa dokumentów z poprzednich lat wciąż muszą być przechowywane i są celem potencjalnej kradzieży. Konieczna jest ścisła kontrola dostępu do archiwum i samego biura, a także nadzór wizyjny.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Drzwi do archiwum oraz wejście główne do biura są zabezpieczone systemem kontroli dostępu firmy Ubiquiti. Dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy za pomocą kart dostępu. System prowadzi pełny rejestr wejść. Całe biuro jest chronione przez system alarmowy firmy Satel. Dodatkowo, w strategicznych miejscach, takich jak wejście i recepcja, instalujemy system monitoringu z dyskretnymi kamerami.
Korzyść: Pełne zabezpieczenie dokumentacji papierowej i mienia. Tylko upoważnione osoby mogą wejść do archiwum, a każda taka operacja jest odnotowana w systemie. Monitoring działa prewencyjnie i pozwala na szybką weryfikację ewentualnych zdarzeń. Zwiększone bezpieczeństwo fizyczne całego biura.
5. Cyberbezpieczeństwo i zarządzanie zasobami IT
Zapotrzebowanie: Ochrona sieci firmowej przed atakami z zewnątrz. Konieczność monitorowania serwerów pod kątem podejrzanej aktywności oraz prowadzenia ewidencji sprzętu komputerowego.
Rozwiązanie/Wdrożenie: Sieć jest chroniona przez zaawansowane reguły firewalla. Kluczowe serwery są monitorowane przez system monitorowania bezpieczeństwa, który alarmuje o próbach włamań i nieautoryzowanych zmianach w plikach. Cały sprzęt IT (laptopy, monitory, drukarki) jest ewidencjonowany w systemie inwentaryzacyjnym.
Korzyść: Wielowarstwowa ochrona przed zagrożeniami cyfrowymi. Szybka reakcja na potencjalne incydenty bezpieczeństwa. Uporządkowane zarządzanie majątkiem IT firmy, co ułatwia planowanie budżetu i inwentaryzację.
Przykładowy Scenariusz:
9:00 – Praca z dokumentami klienta: Księgowa, Pani Anna, otwiera na dysku chmurowym folder klienta “Firma X”, gdzie znajdują się już wszystkie faktury kosztowe na nowy miesiąc. Jedna z faktur jest nieczytelna – Pani Anna pisze do klienta przez komunikator z prośbą o ponowne wgranie pliku.
11:00 – Automatyczne przypomnienie: Jest 5. dzień miesiąca. System do automatyzacji automatycznie rozsyła do wszystkich klientów, którzy jeszcze nie dostarczyli dokumentów, spersonalizowany e-mail: “Dzień dobry, przypominamy o terminie dostarczenia dokumentów za poprzedni miesiąc.”
12:30 – Przetwarzanie PDF: Pani Anna musi przesłać do urzędu dokument, ale wcześniej usunąć z niego dane wrażliwe. Otwiera plik na wewnętrznym serwerze do obróbki PDF, używa funkcji redakcji, a następnie zapisuje bezpieczną wersję z powrotem na dysku.
14:00 – Dostęp do archiwum: Starsza księgowa musi odnaleźć dokument z 2015 roku. Podchodzi do drzwi archiwum i przykłada swoją kartę. System kontroli dostępu odnotowuje jej wejście.
15:00 – Alert bezpieczeństwa: Administrator IT otrzymuje powiadomienie z systemu monitorowania bezpieczeństwa: “Wykryto 5 nieudanych prób logowania na konto administratora serwera plików”. Natychmiast sprawdza źródłowy adres IP i podejmuje odpowiednie działania.
17:00 – Zamknięcie biura: Ostatni pracownik wychodzi, uzbrajając system alarmowy firmy Satel. Wszystkie dane są bezpiecznie zaszyfrowane w chmurze, a fizyczne dokumenty są chronione w zamkniętym archiwum.