1. Infrastruktura sieciowa i doświadczenie gościa

Zapotrzebowanie: Goście hotelowi oczekują absolutnie niezawodnego, szybkiego i łatwo dostępnego internetu. Standardowe, domowe routery nie radzą sobie z obsługą wielu użytkowników jednocześnie, co prowadzi do frustracji i negatywnych opinii.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Budowa profesjonalnej sieci opartej na rozwiązaniach firmy Ubiquiti. Na korytarzach instalowane są dedykowane punkty dostępowe, zapewniające idealny sygnał Wi-Fi. Uruchamiamy portal powitalny z logiem hotelu dla sieci gościnnej, który może zbierać adresy e-mail gości za ich zgodą. Zintegrowane narzędzia do automatyzacji komunikacji pozwolą na wysyłanie spersonalizowanych newsletterów z ofertami specjalnymi lub rabatami na kolejny pobyt.

Korzyść: Najwyższa jakość usług internetowych, co jest jednym z kluczowych czynników wpływających na zadowolenie i ocenę gości. Stabilna sieć gwarantuje, że goście mogą bez problemu pracować, oglądać filmy czy korzystać z mediów społecznościowych. Elegancki wygląd urządzeń i cyfrowy informator podnoszą prestiż obiektu. Dodatkowo, zbieranie danych kontaktowych buduje długotrwałą relację z klientami i zwiększa ich retencję.

2. Inteligentna kontrola dostępu do pokoi i stref

Zapotrzebowanie: Zarządzanie tradycyjnymi, fizycznymi kluczami jest kłopotliwe, a ryzyko ich zgubienia lub skopiowania jest wysokie. Konieczne jest elastyczne i bezpieczne rozwiązanie, które pozwoli zarządzać dostępem zarówno dla gości, jak i dla personelu.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Zastąpienie tradycyjnych zamków systemem kontroli dostępu firmy Ubiquiti. Przy drzwiach do każdego pokoju, wejścia głównego (dla gości wracających w nocy), SPA czy zaplecza instalujemy czytniki. Goście na czas pobytu otrzymują kartę dostępową, która jest automatycznie deaktywowana po wymeldowaniu. Personel posiada stałe karty z uprawnieniami ograniczonymi do ich stref i godzin pracy.

Korzyść: Nowoczesność, wygoda i bezpieczeństwo. Eliminacja problemu zgubionych kluczy. Gość czuje się bezpieczniej, wiedząc, że dostęp do jego pokoju jest w pełni kontrolowany i rejestrowany. Personel ma ułatwioną pracę, a manager pełną kontrolę nad dostępem w całym obiekcie, co ułatwia zarządzanie i monitorowanie przepływu osób w budynku.

3. Monitoring wizyjny i bezpieczeństwo obiektu

Zapotrzebowanie: Zapewnienie bezpieczeństwa gości i ich mienia (np. samochodów na parkingu) oraz ochrona majątku hotelu. Konieczny jest dyskretny, ale skuteczny monitoring kluczowych obszarów wspólnych.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Wdrożenie systemu monitoringu Ubiquiti. W lobby, na korytarzach i na zewnątrz budynku instalujemy kamery monitoringu (np. estetyczne modele kopułkowe lub typu Flex). System posiada zaawansowane funkcje, takie jak rozpoznawanie twarzy, tablic rejestracyjnych oraz identyfikacja ludzi i zwierząt. Nagrania są bezpiecznie przechowywane na lokalnym rejestratorze, bez żadnych opłat abonamentowych. Recepcja i zaplecze są dodatkowo chronione po godzinach przez system alarmowy polskiego producenta Satel.

Korzyść: Zwiększone poczucie bezpieczeństwa wśród gości i personelu. Precyzyjne nagrania z kamer z funkcjami inteligentnego rozpoznawania ułatwiają identyfikację sprawców ewentualnych szkód i usprawniają weryfikację dostępu. Funkcje, takie jak zliczanie osób, mogą pomóc w analizie ruchu w hotelu, optymalizując rozmieszczenie personelu. Manager ma zdalny dostęp do podglądu z dowolnego miejsca na świecie.

4. Automatyzacja rezerwacji i komunikacji z gościem

Zapotrzebowanie: Ręczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji, przypomnień czy wiadomości powitalnych jest czasochłonne i podatne na błędy. Brakuje narzędzi do automatycznego zbierania opinii po pobycie.

Rozwiązanie/Wdrożenie: Uruchomienie platformy do automatyzacji, która integruje się z systemem rezerwacyjnym. Gdy pojawia się nowa rezerwacja, system automatycznie: wysyła spersonalizowany e-mail powitalny do gościa, dodaje rezerwację do głównego kalendarza hotelu, a dzień przed przyjazdem wysyła przypomnienie. Po wymeldowaniu, automatycznie wysyłana jest prośba o opinię z linkiem do formularza.

Korzyść: Ogromna oszczędność czasu personelu recepcyjnego. Każdy gość otrzymuje profesjonalną, spójną komunikację, co buduje pozytywne wrażenia jeszcze przed przyjazdem. Automatyczne zbieranie opinii pomaga w ulepszaniu usług i budowaniu reputacji online.

5. Zarządzanie pracą personelu i administracja

Zapotrzebowanie: Komunikacja między recepcją a personelem sprzątającym bywa nieefektywna, co opóźnia przygotowanie pokoi dla nowych gości. Potrzebne jest narzędzie do ewidencji wyposażenia hotelu (telewizory, ekspresy do kawy itp.).

Rozwiązanie/Wdrożenie: Personel sprzątający zostaje wyposażony w proste smartfony (zarządzane przez system MDM) z aplikacją stworzoną na platformie AppSheet. Aplikacja pozwala oznaczyć status pokoju (“do sprzątnięcia”, “w trakcie”, “czysty”), a informacja ta jest natychmiast widoczna w recepcji. Do zarządzania zasobami IT i wyposażeniem hotelu służy dedykowany system do zarządzania zasobami IT.

Korzyść: Płynny przepływ informacji i optymalizacja pracy. Recepcja w czasie rzeczywistym wie, które pokoje są gotowe, co znacząco przyspiesza proces meldowania. Dokładna ewidencja majątku ułatwia inwentaryzację i planowanie wymiany sprzętu.

6. Zarządzanie energią i automatyka budynkowa

Zapotrzebowanie: Jak zmniejszyć koszty zużycia energii elektrycznej i ogrzewania, jednocześnie zwiększając komfort pobytu gości?

Rozwiązanie/Wdrożenie: Integracja systemów oświetlenia, klimatyzacji i ogrzewania z systemem automatyki budynkowej. Czujniki obecności w pokojach automatycznie wyłączają klimatyzację i oświetlenie, gdy gość opuszcza pomieszczenie, a włączają je, gdy wraca. System może też automatycznie obniżać temperaturę w pustych pokojach.

Korzyść: Znaczące oszczędności na rachunkach za energię. Ekologiczny wizerunek hotelu i zwiększony komfort dla gości, którzy nie muszą pamiętać o wyłączaniu urządzeń.

Przykładowy Scenariusz:

13:30 – Przyjazd gości: Państwo Nowakowie przyjeżdżają do hotelu. Ich rezerwacja, zrobiona online, została już automatycznie przetworzona i jest widoczna w kalendarzu. Recepcjonistka, Pani Ania, wita ich i w systemie kontroli dostępu programuje dwie karty, które będą działać przez 3 dni ich pobytu.

13:40 – W pokoju: Goście otwierają drzwi do pokoju swoją kartą dostępową. W środku, na biurku, stoi punkt dostępowy, zapewniając doskonały sygnał Wi-Fi. Pani Nowak bez problemu łączy się z siecią, aby odbyć krótką wideokonferencję.

15:00 – Praca personelu: Pani Katarzyna, pokojówka, kończy sprzątać pokój na tym samym piętrze. Na swoim telefonie w aplikacji zmienia jego status na “czysty”. Informacja ta natychmiast pojawia się na tablecie w recepcji.

19:00 – Bezpieczeństwo: Manager hotelu, będąc w domu, loguje się na swoim smartfonie do aplikacji do monitoringu wizyjnego i sprawdza obraz z kamery na parkingu, upewniając się, że wszystko jest w porządku. Inteligentny system może zidentyfikować, czy samochody gości są bezpieczne, a funkcja rozpoznawania tablic rejestracyjnych ułatwia weryfikację wjazdu i wyjazdu.

23:00 – Zamknięcie recepcji: Pani Ania kończy zmianę. Zamyka zaplecze i uzbraja system alarmowy. Goście nadal mogą wchodzić do hotelu głównym wejściem za pomocą swoich kart dostępowych. System monitoringu wizyjnego może również służyć do weryfikacji gości wchodzących do hotelu po zamknięciu recepcji.

Dzień wymeldowania: O godzinie 12:00 karty Państwa Nowaków automatycznie tracą ważność. O 15:00 system do automatyzacji wysyła do nich e-mail z podziękowaniem za pobyt i prośbą o wystawienie opinii.